Teamassistenz (m/w/d)

Teamassistenz (m/w/d) – Berlin Mitte, Vollzeit

✨ Tradition trifft Hauptstadtflair: Seit über 30 Jahren ist die ARCUS Planung + Beratung eine inhabergeführte Gesellschaft von Ingenieuren und Architekten.

Jetzt suchen wir Dich für unser Büro in Berlin-Mitte – als Team- und Projektassistenz, die den Laden mit am Laufen hält. Wir sagen Dir vorab ehrlich, was Dich erwartet: Der Job ist vielseitig, bodenständig und praktisch. In unserem Team gibt es eine direkte Kommunikation.

Deine Rolle Du sorgst dafür, dass im Büro alles läuft: Organisation, Post, Termine, Reisen, Empfang. Du bist Ansprechperson für Dein Team und für Besucher:innen – und Du hältst auch die Infrastruktur am Laufen, von der Kaffeemaschine bis zum Arbeitsplatz für neue Kolleg:innen. Du arbeitest eng mit unserer Büroleitung und Geschäftsführung zusammen. Du unterstützt sie in ihren Themen und trägst Verantwortung für den operativen Bürobetrieb in Deinem Aufgabenbereich. Urlaubs- und Krankheitsvertretung: Ist die Büroleitung abwesend, übernimmst Du Teile ihrer Aufgaben – zum Beispiel die Protokollführung in Meetings und die laufende Terminkoordination für die Geschäftsführung.

Deine Aufgaben Büro & Administration

• die Büroorganisation, Postbearbeitung, allgemeine kaufmännische Tätigkeiten

• die Materialbestellungen, Kassenverwaltung, Bearbeitung von Abwesenheiten

• der Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Dienstleistern und Handwerkern

Organisation & Support

• die Termin- und Reiseplanung für Kolleg:innen und Führungskräfte

• die Unterstützung im Recruiting: Bewerber:innen telefonisch kontaktieren, Gesprächstermine koordinieren, sowie beim On- und Offboarding

• die Unterstützung bei der Akquisition neuer Projekte

• die Organisation von Geburtstagen und internen Events

Rund ums Büro (Facility)

• das Einrichten von Arbeitsplätzen für neue Kolleg:innen: Monitore, Peripherie, Kabelmanagement

• die Verwaltung von Büromaterial und Lagerbestand

• die Koordination externer Dienstleister (Reinigung, Technik, Handwerk)

• kleinere praktische Handgriffe im Büroalltag

Feel-Good-Management & Teamkultur

• Du organisierst Geburtstage, Jubiläen und interne Events mit – vom Sommerfest bis zur Weihnachtsfeier

• Du gestaltest unsere Teamkultur aktiv mit und bringst eigene Ideen ein, wie wir den Arbeitsalltag angenehmer machen

• Du bist Kultur-Botschafter:in nach innen und außen: Wer zu uns kommt, merkt an Dir, wie wir hier miteinander umgehen

Schriftverkehr & Dokumentation

• das Führen und Pflegen von Schriftverkehrsregistern: Ein- und Ausgangspost projektbezogen erfassen, fortschreiben und nachvollziehbar dokumentieren

• das Erstellen, Formatieren und Prüfen von Schreiben, Protokollen und Vermerken nach unseren Vorlagen und inhaltlichen Vorgaben

Dein Profil

• eine Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Büroorganisationsrolle

• Organisationstalent, schnelle Auffassungsgabe und Zuverlässigkeit sind eine Deiner Stärken

• Diskretion im Umgang mit Personal- und Geschäftsinformationen

• kommunikativ und sicher im Umgang mit Besucher:innen, Anrufer:innen und Geschäftspartner:innen – intern wie extern

• eine selbstverantwortliche und sorgfältige Arbeitsweise

• sicherer Umgang mit MS Office

• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Du schätzt auch praktische Einsätze: Du packst an statt zu delegieren.

• Nice to have: technisches Verständnis

Wir bieten Dir

• die Mitarbeit in einem Familienunternehmen mit technisch anspruchsvollen nationalen und internationalen Projekten

• eine abwechslungsreiche und themenübergreifende Tätigkeit

• ein internationales und kollegiales Arbeitsumfeld mit kurzen Wegen

• eine feste Ansprechperson in der Büroleitung

• einen zentral gelegenen Arbeitsplatz, der sehr gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist

• eine Vollzeitstelle mit flexibler Arbeitszeit

• eine leistungsorientierte und wettbewerbsfähige Vergütung

• Corporate Benefits und weitere Zusatzleistungen

Bewerbung 📩 Klingt nach Dir? Sende uns Deine aussagekräftige Bewerbung mit:

• einem Anschreiben inkl. Motivation, Gehaltsvorstellung und frühestem Startdatum

• einem tabellarischen Lebenslauf

• und Kopien deiner Zeugnisse

Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen!